ORGANİZASYON ŞEMASI

Kilis 7 Aralık Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi, Rektörlüğe doğrudan bağlı olarak faaliyet gösteren, üniversitenin tüm uluslararasılaşma faaliyetlerini kurumsal bir çerçevede koordine eden merkezi bir birimdir. Ofisin yönetim ve işleyiş yapısı, kurumsal hesap verebilirlik, yetki devri ve kalite güvencesi ilkeleri esas alınarak yapılandırılmıştır.

Uluslararası İlişkiler Ofisinin organizasyon yapısı aşağıdaki birimler ve görev alanları üzerinden yürütülür:

 

1. Rektör

Rektör, Uluslararası İlişkiler Ofisinin en üst yönetsel otoritesidir ve üniversitenin yasal temsilcisidir. Erasmus+ ve diğer uluslararası programlar kapsamında Türkiye Ulusal Ajansı ve Yükseköğretim Kurulu nezdinde yapılan tüm başvuruları, sözleşmeleri, ara ve nihai raporları onaylar ve imzalar. Uluslararası faaliyetlerin üniversite adına hukuki ve mali sorumluluğu Rektör tarafından üstlenilir.

 

2. Uluslararası İlişkiler Ofisinden Sorumlu Rektör Yardımcısı

Uluslararası İlişkiler Ofisi, doğrudan Uluslararası İlişkilerden sorumlu Rektör Yardımcısına bağlı olarak çalışır. Rektör Yardımcısı, ofis bünyesinde yürütülen tüm programların ve faaliyetlerin üniversite adına etkin, mevzuata uygun ve koordineli şekilde yürütülmesinden sorumludur.

 

3. Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü

Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü, Rektör tarafından yabancı dil bilen ve uluslararası deneyime sahip öğretim üyeleri arasından üç yıllığına görevlendirilir. Ofisin tüm akademik ve idari faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumludur.

Koordinatör;

• Ofisi yönetir ve temsil eder,
• Program Koordinatörleri ve ofis personeli arasındaki eşgüdümü sağlar,
• Üniversitenin uluslararası ilişkileri konusunda birimler arasında koordinasyonu yürütür,
• Ofisin tüm yazışma, belge, veri ve kayıt süreçlerinin düzenli tutulmasını sağlar.

 

4. Uluslararası İlişkiler Ofisi Yönetim Kurulu

Ofisin stratejik yönetişim organıdır. Yönetim Kurulu aşağıdaki üyelerden oluşur:

• Uluslararası İlişkilerden sorumlu Rektör Yardımcısı (Başkan)
• Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü
• Erasmus+ Program Koordinatörü
• Uluslararası İş Birlikleri ve Ortaklık Programları Koordinatörü
• Uluslararası Öğrenci Koordinatörü

Yönetim Kurulu;

• Ofisin kısa, orta ve uzun vadeli stratejilerini belirler,
• Uluslararasılaşma politikalarının uygulanmasını izler,
• Programların etkinliğini değerlendirir,
• Üniversitenin uluslararası faaliyetlerine ilişkin karar alma süreçlerini koordine eder.

 

5. Program Koordinatörlükleri

Uluslararası İlişkiler Ofisi bünyesinde üç ana program koordinatörlüğü faaliyet göstermektedir:

• Erasmus+ Program Koordinatörlüğü

Erasmus+ öğrenci, akademik ve idari personel hareketliliği programlarının tüm başvuru, seçim, uygulama ve raporlama süreçlerini yürütür.

• Uluslararası İş Birlikleri ve Ortaklık Programları Koordinatörlüğü

Üniversitenin yurt dışı üniversiteler ve kuruluşlarla ikili ve çok taraflı iş birlikleri, protokoller, ortak projeler ve uluslararası ağlara katılım süreçlerini koordine eder.

• Uluslararası Öğrenci Koordinatörlüğü

Uluslararası öğrenci kabulü, kayıt işlemleri, tanıtım faaliyetleri, akademik ve sosyal uyum süreçlerini yürütür ve geliştirir.

Tüm program koordinatörleri Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörüne karşı sorumludur.

 

6. Birim ve Alt Birim Koordinatörlükleri

Her fakülte, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokulunda bir Birim Koordinatörü; her bölüm veya programda ise bir Alt Birim Koordinatörü görevlendirilir. Bu koordinatörler, kendi akademik birimleri ile Uluslararası İlişkiler Ofisi arasındaki koordinasyonu sağlar ve uluslararası faaliyetlerin sahadaki uygulamasını yürütür.

 

7. Ofis Personeli ve İdari Personel

Uluslararası İlişkiler Ofisi Personeli ve İdari Personeli; yazışma, arşiv, mali süreçler, başvuru takibi, kayıt ve günlük işleyişin sürdürülmesinden sorumlu olup Koordinatör ve Program Koordinatörlerine destek sağlar.

 

8. Erasmus Seçim Komisyonu

Erasmus+ kapsamında yurt dışına gidecek öğrenci ve personelin seçim süreci, Rektörlük tarafından görevlendirilen Erasmus Seçim Komisyonu tarafından yürütülür. Komisyon, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan Erasmus El Kitabı ve ilgili mevzuat hükümlerine göre çalışır.

…

C) GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Kilis 7 Aralık Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi, üniversitenin uluslararasılaşma hedefleri doğrultusunda, ulusal ve uluslararası düzeyde yürütülen tüm akademik, idari ve kurumsal iş birliği faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesinden sorumlu merkezi bir birimdir.

Ofisin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki temel alanlarda yapılandırılmıştır:

 

1. Uluslararasılaşma ve Kurumsal Temsil

Uluslararası İlişkiler Ofisi;

• Üniversitenin ulusal ve uluslararası düzeydeki yükseköğretim kurumları, araştırma merkezleri, kamu kuruluşları ve uluslararası kuruluşlarla ilişkilerini başlatır, yürütür ve geliştirir.
• Üniversiteyi uluslararası eğitim, araştırma ve iş birliği platformlarında, konferanslarda, fuarlarda ve resmi temaslarda temsil eder.
• Üniversitenin uluslararası görünürlüğünü artırmaya yönelik tanıtım, iletişim ve kurumsal temsil faaliyetlerini koordine eder.

 

2. Değişim Programları ve Hareketlilik

Ofis;

• Erasmus+ ve benzeri uluslararası değişim programları kapsamında öğrenci, akademik personel ve idari personel hareketliliğinin ilan, başvuru, değerlendirme, seçim, uygulama ve raporlama süreçlerini koordine eder.
• Hareketlilik programlarına katılımı artırmaya yönelik tanıtım, bilgilendirme ve destek faaliyetleri yürütür.
• Katılımcılara yönelik oryantasyon, bilgilendirme ve rehberlik hizmetleri sunar.

 

3. Uluslararası Öğrenciler

Uluslararası İlişkiler Ofisi;

• Uluslararası öğrenci kabul süreçlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlar.
• Uluslararası öğrencilerin başvuru, kabul, kayıt, uyum ve akademik yaşam süreçlerini ilgili akademik ve idari birimlerle iş birliği içinde koordine eder.
• Uluslararası öğrencilerin akademik, sosyal ve kültürel uyumlarını destekleyici faaliyetler geliştirir.

 

4. Uluslararası İş Birlikleri ve Protokoller

Ofis;

• Yurt dışı üniversiteler ve kurumlarla ikili ve çok taraflı iş birliği anlaşmaları ve protokollerinin hazırlanması, müzakere edilmesi ve imzalanma süreçlerini yürütür.
• Ortak eğitim programları, araştırma projeleri, akademik değişimler ve ortak etkinlikler için iş birliği altyapısını oluşturur.
• Üniversitenin uluslararası ağlara ve konsorsiyumlara katılımını destekler.

 

5. Uluslararası Projeler ve Fon Kaynakları

Uluslararası İlişkiler Ofisi;

• Erasmus+, Jean Monnet, Fulbright, TÜBİTAK ve diğer ulusal ve uluslararası fon programlarını takip eder.
• Üniversite mensuplarını proje çağrıları hakkında bilgilendirir ve başvuru süreçlerine destek sağlar.
• Yürütülen projelerin idari ve koordinasyon süreçlerini izler ve raporlar.

 

6. Kalite Güvencesi ve Süreç Yönetimi

Ofis;

• Uluslararasılaşma faaliyetlerine ilişkin süreçleri tanımlar, izler ve iyileştirir.
• Performans göstergeleri, memnuniyet anketleri ve faaliyet raporları yoluyla hizmet kalitesini ölçer.
• Ulusal ve uluslararası kalite standartları ile uyumlu bir uluslararasılaşma yönetim sistemi oluşturur.

 

7. İdari ve Kurumsal İşleyiş

Uluslararası İlişkiler Ofisi;

• Uluslararası faaliyetlere ilişkin yazışma, arşiv, mali işlemler ve kayıt sistemlerini düzenli şekilde yürütür.
• Rektörlük, YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı ve ilgili kurumlarla kurumsal iletişimi sağlar.
• Üniversite birimleri arasında uluslararası faaliyetlere ilişkin koordinasyonu yürütür.